Hola aquí les traigo un nuevo
post en el que se usaran las funciones de excel explicados en los post anteriores para
dar solución a la problemática planteada.
Problemática planteada:
Juan trabaja en una empresa dedicada
a la venta de materiales para la construcción en el área de análisis. Su jefe
le ha enviado un archivo de Excel vía correo electrónico con las ventas por
hora del día anterior y le pide que realice lo siguiente:
- Realizar la suma de las ventas acumuladas por hora.
- Clasificar las ventas en ventas de apertura y ventas de cierre de acuerdo a los siguientes criterios: Si las ventas se realizaron después de las 15 horas se consideran como ventas de cierre, si las ventas se realizaron antes de las 15 horas se clasifican como ventas de apertura.
- Obtener el promedio de venta por hora en el día.
- Obtener la venta máxima por hora.
- Obtener la venta mínima por hora.
- Sumar las ventas clasificadas como ventas de apertura.
- Sumar las ventas clasificadas como ventas de cierre.
- Obtener la suma de todas ventas.
La lista que recibió Juan es la
que se muestra en la siguiente imagen:
Como vemos en la anterior imagen
el archivo de Excel contiene una tabla que está compuesta por dos campos, el
campo hora de venta y el campo importe de venta. Una vez que Juan ha dado lectura
de todas las indicaciones solicitadas por su jefe llega a la conclusión de que primero
debe de agregar dos campos más a la tabla para poder realizar la actividad
solicitada, el campo de venta acumulada y el campo clasificación de venta. El
campo venta acumulada se calculara sumando la las ventas de forma acumulativa
es decir la venta de la primera hora se suma a la venta de la segunda hora, y
la venta de la tercera hora se suma a la suma de las ventas de la primera y
segunda hora y así sucesivamente hasta sumar las ventas de todas las horas
mostradas en la tabla. El campo clasificación de venta se calculara usando la
función lógica “Si” que decidirá en base a los criterios establecidos si la
venta pertenece a las ventas de apertura o ventas de cierra retornando como
resultado los textos “Ventas apertura” o
“Venta cierre” según sea el caso.
En la imagen anterior se muestra
como queda la tabla con las columnas que Juan determino que se deben de
agregar, así mismo se muestran las formulas que realizaran los calculo para
obtener la suma de las ventas acumuladas por hora y la clasificación de las
ventas de acuerdo a los criterios establecidos. El cálculo de las suma de las
ventas acumuladas se lleva a cabo de la siguiente manera en la celda C2 se
captura siguiente formula =B2 esto hará que en la celda C2 aparezca el importe
de venta de la primera hora que son 5,000 y no se hace una suma ya que no hay
una venta anterior, después en la celda C3 se captura la siguiente formula
=B3+C2 en esta segunda formula como podemos ver ya se empieza a realizar la
suma de las ventas para llevar la venta acumulada por hora, es decir en la
celda C3 tres nos debe aparecer un importe de venta acumulada de 12,000 que es
la suma de la venta de la segunda hora que se encuentra en la celda B3 y la
venta de la primera hora que se encuentra en la celda C2 que previamente se
había calculado, hasta este paso hay dos opciones para rellenar las celdas que
faltan con las formulas que realizan el cálculo, una es seguir capturándolas
manualmente por ejemplo para la C4 la formula a capturar seria =B4+C3 que nos
dará como resultado un importe de venta de 20,500 que es la suma de la venta de
la tercera hora más las ventas de las dos horas anteriores y así sucesivamente
se tendrían que ir capturando las formulas manualmente. La otra opción es
arrastrar la formula hasta la última celda con datos, para hacer esto
seleccionamos la celda C3 y pasamos el cursor sobre la parte inferior derecha
de la celda la cual nos mostrara una cruz negra remarcada, en ese momento
daremos doble clic y en automático las formulas serán incluidas para todas las
celdas restantes hasta el último dato de ventas.
Ahora haremos la formula que
realizara la clasificación de las ventas y la formula queda de la siguiente
manera: =SI(A2>15,"Ventas cierre", "Ventas apertura").
Esta fórmula está basada en las condiciones que se dieron en la especificación
del problema, es decir si la hora en que se realizo la venta es mayor a las 15
horas se toman como venta de cierre y si la hora de venta es menor a las 15
horas se toman como ventas de apertura. Hasta aquí solo hemos realizado los
incisos uno y dos.
Una vez que ya se agrego la
columna de venta acumulada y la de clasificación de ventas procedemos a
realizar las formulas para resolver los incisos 3 en adelante, para esto en la
columna “F” asignaremos una celda para cada inciso y en la columna “G”
capturaremos las formulas que harán los cálculos solicitados en cada inciso
como se muestra en la siguiente imagen:
Explicación de las funciones que
utilizaran para resolver el problema planteado en cada inciso.
3. Obtener
el promedio de venta por hora en el día. (Para este inciso se usa la función PROMEDIO que
retornara la venta promedio de todas las ventas realizadas)
4. Obtener
la venta máxima por hora. (Para inciso se usa la función MAX que retornara la venta
más alta de todas las ventas que se realizaron)
5. Obtener
la venta mínima por hora. (Para inciso se usa la función MIN que retornara la venta
más baja de todas las ventas que se realizaron)
6. Sumar
las ventas clasificadas como ventas de apertura. (Para este inciso se usa la función SUMAR.SI
que retornara la suma de todas las ventas clasificadas en como ventas de
apertura)
7. Sumar
las ventas clasificadas como ventas de cierre. (Para este inciso se usa la función SUMAR.SI
que retornara la suma de todas las ventas clasificadas en como ventas de cierre)
8. Obtener
la suma de todas ventas. (Para este inciso se usa la función SUMA que retornara
la suma de todas las ventas realizadas)
Una vez que ya se capturaron
todas las funciones que realizaran los cálculos para resolver cada inciso
planteado los resultados quedaran como se ve en la siguiente imagen:
Como podemos observar la hoja de cálculo
Microsoft Excel nos brinda funciones muy
potentes que ahorran tiempo al momento de realizar cálculos y análisis para
determinadas situaciones que pueden presentarse en la vida diaria, ya sean de
trabajo o del hogar.
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