Microsoft Excel hoja de calculo

¿Qué es Microsoft Excel?

Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corporation. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones incorporadas y que fueron desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo facilitando tareas que manualmente requieren de mucho esfuerzo. Excel posee un gran potencial por sus herramientas incorporadas que hoy en día es una de las mas utilizadas en las empresas para el tratado de información que ayudan a generar análisis, reportes e informes que son factor importante a la hora de que los directivos de las empresas toman decisiones para mejorar la productividad de la empresa y hacerlas mas competitivas. 

¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es un tipo de documento electrónico compuesto por filas y columnas, cuyas intersecciones forman celdas en las que se puede almacenar información de tipo texto, numérico y alfanumérico en forma de tabla. Esta información puede ser manipulado mediante funciones que Microsoft Excel tiene incorporado para realizar análisis de datos mediante cálculos de una forma rápida y sencilla, así mismo también puede ofrecer  la presentación de los datos analizados en forma gráfica ya sea que se haya realizado por medio de una formato prediseñado con funciones de Excel o por medio de tablas dinámicas que viene a facilitar mucho el trabajo de análisis de información gestionado mediante hojas de cálculo.  

¿Dónde se puede utilizar la Hoja de Cálculo?

La hoja de cálculo se puede utilizar en el hogar, por ejemplo  para llevar un control de los gastos e ingresos mensuales o para administrar una pequeña agenda telefónica. En las pequeñas, medianas y grandes empresas se puede utilizar para el análisis de información que requieren de cálculos complejos realizado mediante funciones o herramientas de análisis  como por ejemplo solver o estadística descriptiva. También es usado para crear aplicaciones desarrolladas con VBA Excel que ayudan a minimizar el esfuerzo en el análisis de información y de tareas repetitivas. Si es bien sabido hoy en día las empresas generan grandes volúmenes de información y que diariamente requieren ser tratadas para generar reportes o informes que son usadas para tomar decisiones y hacer mas productivo las actividades dentro de las empresas. Estos grandes volúmenes de información son gestionadas por por medio de bases de datos, mas sin embargo muchas de las veces se necesitan de reportes que no son generados por los sistemas de información con los que cuentan las empresas de forma directa y es aquí donde entra la funcionalidad de Microsoft Excel, ya que la mayor parte de los sistemas de información exportan los datos a hojas de calculo de Excel u otras hojas de calculo como Calc de Libre Office. A diario se generan consultas mediante los sistemas de las empresas que son exportadas a Excel y son procesadas para generar nuevos reportes ya sea por medio de un formato o plantilla predefinida con funciones de Excel, por tablas dinámicas o por macros que non ayudan a minimizar el trabajo tedioso y el tiempo de procesado de la información. 

¿Qué es una Celda?

La celda de una hoja de cálculo es el lugar donde se pueden introducir datos del tipo texto, numéricos o alfanuméricos o realizar cálculos mediante funciones incorporadas o creadas por el usuario, visualmente es un espacio rectangular que se forma por la intersección de una fila y una columna y se les identifica con un nombre, como por ejemplo C1 (C es el nombre de la columna y 1  el número de la fila).

¿Qué es una fila?

Las filas son un grupo de celdas que se agrupan horizontalmente y están identificadas por los números en secuencia ascendente, si hiciéramos una comparativa con lo que es una hoja de cuaderno de rayas, la fila vendría siendo un renglón de esa hoja de cuaderno. Cuando las hojas de calculo se utilizan como bases de datos las filas juegan un papel muy importante ya que cada fila se usa para almacenar registros de información, por ejemplo puede que necesitemos almacenar información de nuestros amigos en una hoja que fungirá como tabla que se llame agenda, un registro que corresponde a un nuevo amigo en una tabla agenda los datos a almacenar en una fila podrían ser el nombre, apellido, edad, dirección y numero telefónico y así sería para cada vez que se necesite agregar un nuevo amigo se utilizara una nueva fila.

¿Qué es una columna?

 Las columnas son grupos de celdas que se agrupan verticalmente y están identificadas con las letras del alfabeto comenzando por la letra A. Las columnas son las que siempre realizan la función de almacenar información verticalmente que son llamados campos, por ejemplo si se tiene una tabla que se llame agenda  en las que se almacenan los números telefónicos de nuestros amigos una columna puede ser utilizada como campo, digamos que la columna A se llame campo nombre, en la celda A1 se pondrá el titulo del campo que sera nombre, en esta columna solo se almacenara de forma vertical información del nombre de nuestro amigo cada vez que se agregue una nuevo registro a la tabla agenda, siguiendo el ejemplo la columna B se puede usar como campo apellido y en la celda B1 escribimos el titulo del campo que se será apellido y en esta columna solo se almacenará los apellidos del los amigos que se registren en nuestra agenda.  

Filas y columnas según versión de Microsoft Excel

Microsoft Excel Versión 97-2003 contiene 65,536 filas y 256 columnas identificadas desde la letra A hasta la combinación de letras VI. Microsoft Excel versión  2007 y versión  2010 contienen un total de 1,048,576 filas y  16,384 columnas identificadas desde la letra A hasta la combinación de letras XFD.

  La hoja de cálculo de Microsoft Excel admite datos  del tipo texto, numéricos y alfanuméricos que son capturados en las celdas. Estos datos se diferencian de la siguiente manera, los datos numéricos al ser capturados en las celdas se justifican hacia la derecha de forma automática y los tipos de datos texto y alfanuméricos se justifican hacia la izquierda.

Con los datos numéricos se pueden llevar a cabo  operaciones aritméticas tales como sumar, restar, multiplicar o dividir.

Los datos de tipo texto y alfanuméricos son utilizados para fines distintos a los que podemos hacer con los datos numéricos, debido a que  muchas de las veces en Excel se crean formatos o tablas en las que no solo se requiere almacenar datos numéricos si no también del tipo texto. Por ejemplo supongamos que vamos crear una libro de Excel en el que se va a agregar una hoja de cálculo que se llame agenda para almacenar los números telefónicos de nuestros amigos, para realizar esto debemos almacenar la información en forma de tabla que contendrá tres campos que son el Id, Nombre de contacto y número telefónico, si vemos aquí ya no tenemos la intervención de solo datos numéricos si no que tenemos también del tipo texto tal es el caso del campo Nombre del contacto.