En las tareas diarias que
se realizan en las oficinas en el gestionamiento de datos con hojas de cálculo
de Excel normalmente nos podemos encontrar con situaciones que en la que
almacena información en forma de tablas y que cada determinado periodo se
necesite saber un dato de esos registros de forma resumida, ya sea de forma diaria,
semanal, mensual o anual. Como ejemplo de estos datos resumidos podemos tener
una lista de venta de coches del cual podríamos necesitar saber qué cantidad de
ventas de coches Ferrari se realizaron en el mes de enero del año 2015. Información
que se podría extraer aplicando filtros
e ir haciendo la suma manual de la cantidad de ventas de los coches vendidos
para estas condiciones, cuando la lista de datos es pequeña hacer esta
actividad es relativamente fácil, pero hay situaciones en las que se tienen
tablas de información con grandes cantidades de registros que superan los miles
de registros y que para obtener información resumida consumiría un tiempo
considerable en comparación de si realiza este cálculo mediante una función de
Excel.
Función
CONTAR SI CONJUNTO
La función
CONTAR.SI.CONJUNTO en Excel nos permite contar la cantidad de elementos de un
rango que cumplen con los criterios definidos en los argumentos de la función. A
diferencia de la función CONTAR.SI esta función nos permite especificar hasta
127 criterios.
Sintaxis
de la función CONTAR SI CONJUNTO
=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_criterios1,criterio1,rango_creterio2,criterio2)
Como podemos ver la
función CONTAR.SI.CONJUNTO tiene dos argumentos obligatorios y los demás
opcionales.
rango_criterios1
(obligatorio): En este argumento se establece el rango de celdas que será
evaluado con el Criterio1.
Criterio1 (obligatorio): En
este argumento se establece el criterio con que se evaluará el
Rango_criterios1.
Rango_criterios2
(opcional): Este argumento es opcional cuando solo se necesita trabajar con un
solo criterio pero si se necesita trabajar con más de un criterio, en este
argumento se estable el rango de celdas que serán evaluados con el Criterio2.
Criterio2 (opcional): En
este argumento se establece el criterio que evaluará el rango_criterios2.
Evaluando la sintaxis nos
damos cuenta que después del rango_criterios1, todos los argumentos son
opcionales y que se permiten establecer hasta 127 rangos y criterios para ser evaluados por esta función. Cada
rango especificado debe tener la misma cantidad de filas que los anteriores
rangos establecidos.
Una vez que se explico la
sintaxis de la función pasamos a ver su funcionamiento con pequeño un
ejercicio, el cual consta de una tabla de de ventas de autos Ferrari que
contiene los campos año, mes, fecha de venta, marca e importe de venta. En esta
tabla se van almacenando los registros de ventas de coches de las diferentes
marcas que se tienen a la venta. El objetivo principal será obtener el número
de ventas realizadas por mes de autos Ferrari, para esto ya se tiene una
pequeña tabla prediseñada compuesta por los campos año, mes y numero de ventas
realizadas que es donde se capturara la función para que cuente el numero de
ventas que se han realizado para los siguientes criterios; Obtener la cantidad
de ventas por mes del año 2016 de los autos Ferrari. A continuación se muestra
una imagen del formato con las tablas.
A partir de la celda I3
ingresaremos la función CONTAR.SI.CONJUNTO que realizara el cálculo del número
de ventas realizadas por mes del año 2016 de autos Ferrari como se muestra en
la siguiente imagen:
Explicación
de la función ingresada para este ejercicio.
rango_criterios1: El
rango abarca toda la columna A que es donde están almacenados los años de cada
venta realizada.
criterio1:
Se establece la celda G3 como criterio1 ya que es la celda que contiene el año
que se necesita como criterio, al momento de arrastrar la formula esta ira
cambiando a G4, G5, G6 y así sucesivamente hasta llegar a G14 que es la ultima
celda de criterio1 dentro de esta tabla.
Rando_criterios2:
Este rango abarca toda la columna B que es donde están almacenados los meses de
cada venta realizada.
criterio2:
Se establece la celda H3 como criterio2 ya que es la celda que contiene el mes
que se necesita como criterio, al momento de arrastrar la formula esta irá
cambiando a H4, H5, H6 y así sucesivamente hasta llegar a H14 que es la ultima
celda de criterio2 dentro de esta tabla.
rango_criterio3:
Este rango abarca toda la columna D que es donde están almacenadas las marcas
de los coches de cada venta realizada.
criterio3:
Se establece como criterio tres el texto “Ferrari” entre comillas dobles ya que
solo se quiere saber la cantidad de ventas de esta marca de coche.
Si analizamos los rangos
de criterio que se establecieron para esta función podemos darnos cuenta que el
rango abarca la columna completa, el objetivo de hacer esto es que para que al
momento de ingresar datos en las tablas de nuevos registros de ventas en automático
serán tomados en cuenta para el resultado, ya que no hay un rango definido solo
para el área que contenga datos si no que está definido para todas las filas de
toda la columna, con esto logramos que el formato sea interactivo y funcione
correctamente al momento de capturar mas registros de ventas y no se tenga que
estar modificando constantemente los rangos de criterios cada vez que se
ingresen datos nuevos a la tabla.
Los resultados que se
obtienen al finalizar el ingreso de la función quedan como se muestran en la
siguiente imagen:
Como podemos ver en la imagen anterior los resultados de los cálculos de la función retornan como resultado para el mes de Enero 4 ventas,
para Febrero 10 ventas y para Marzo 5 ventas y para los demás meses retorno un resultado de cero ya que no se han
realizado ventas después del mes de marzo.
Este fue un sencillo ejercicio para mostrar la aplicación de
la función CONTAR.SI.CONJUNTO que ofrece Microsoft Excel en versión 2007 y
posteriores. Es preciso mencionar que este formato se puede hacer a un mas interactivo
añadiendo algunos criterios como el año y la marca de coche a unas listas
desplegables que se pueden ir cambiando y que de acuerdo a esos cambios se vayan
calculado los resultados del numero de ventas que se haya realizado para un
determinado año y de una marca en especifico de auto.
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