Funcion Si en Excel

En este post se resolverá uno de los primeros ejercicios con funciones de Excel, para este caso la función si, lo vamos a desarrollar en la hoja de cálculo electrónica, en el cual daremos solución a una problemática  planteada.

Problemática:

La tienda de abarrotes San Jorge tiene como proveedor primario al proveedor A y como proveedor secundario al proveedor B por lo que el señor Luis (dueño de la tienda) decide realizar una comparativa de precios de 10 productos que estos dos proveedores le ofrecen con el fin de determinar que proveedor ofrece el mismo producto y al  mejor precio y con esta información tomar la decisión de que productos se le compraran al proveedor A y al proveedor B.

Para realizar este análisis el señor Luis decide utilizar la hoja de cálculo electrónica en el cual realizara la captura de los diez productos con los siguientes campos Id, Producto, Importe Proveedor A y el Importe Proveedor B como se muestra en la siguiente imagen, la tabla de los productos con los respectivos precios de cada proveedor:

Una vez que ya tiene capturado los datos de los productos en la hoja de cálculo decide que va a requerir agregar una columna mas que se llamara valida precios en el cual se va capturar si el precio que ofrece el  proveedor B es más barato, más caro o si tiene el mismo precio  en relación al los precios que ofrece el proveedor A. Una vez agregado el campo valida precios la tabla quedara como se muestra en la siguiente imagen:

Como podemos apreciar ya se agrego la columna que se necesita para la validación de precios, a simple vista podemos darnos cuenta que realizar la validación de precios para estos diez códigos es algo sencillo ya que lo que tenemos que hacer es ir comparando manualmente los precios del proveedor B con los precios del proveedor A e ir anotando en la comuna Valida Precios si el Importe del Proveedor B es más caro, mas barato o si esta al mismo precio que el proveedor A y el tiempo requerido para realizar este análisis es relativamente pequeño.

Sin embargo cuando nos enfrentamos a esta misma situación pero con una cantidad mayor de datos, por ejemplo supongamos que se necesita realizar este mismo análisis, pero ahora para una cantidad de 1,000 productos nos damos cuenta que  el tiempo que  se necesita para llevarlo a cabo es mucho mayor en relación al que se necesita en el análisis de los 10 productos debido a que se tendría que ir analizando producto por producto e ir anotando si es más caro, mas barato o están a mismo precio y esto demora mucho tiempo para el caso de los 1,000 productos.

Pero esto no tiene que ser siempre así, gracias a que la hoja de cálculo de Microsoft Excel incorpora funciones en las cuales podemos apoyarnos para realizar este análisis de una forma más rápida y optimizando todo el tiempo posible.

Ahora que ya sabemos que este análisis se puede realizar  mediante funciones de Microsoft Excel pasemos a ver de qué manera se hace.

En primera instancia vemos que para hacer  este análisis necesitamos auxiliarnos de una función que realice comparaciones de los precios y nos diga si el precio del proveedor B es más barato, más caro o esta al mismo precio que el proveedor A, por lo que nos vamos a auxiliar de la función Si incorporada en Microsoft Excel.

Sintaxis de la función SI para Microsoft Excel versión en español

SI(prueba_lógica, [valor_si_verdadero], [valor_si_falso])

Sintaxis de la función SI para Microsoft Excel versión en ingles

IF(logical_test, [value_if_true],[value_if_false])

Tomar en cuenta lo siguiente, para algunas versiones de Microsoft Excel la separación de los argumentos no se hace con la coma, sino que se utiliza el punto y coma por ejemplo: SI(prueba_lógica; [valor_si_verdadero]; [valor_si_falso])

Una vez vista la sintaxis del de la función SI pasamos a ver como la vamos aplicar en la hoja de cálculo.

Básicamente lo que necesitamos hacer es lo siguiente:

• Si el precio del Proveedor A es menor que el del Proveedor B, nos salga un mensaje que nos diga que el Proveedor B es más caro.

• Si el precio del Proveedor A es igual que el del Proveedor B, nos salga un mensaje que nos diga que los Precios son iguales.

• Si el precio del Proveedor A es mayor que el del Proveedor B, nos salga un mensaje que nos diga que el Proveedor B es más barato.

Ahora pasamos esta interpretación a la hoja de cálculo con el anidamiento de dos funciones SI, como yo estoy usando una versión en inglés pondré la sintaxis que se utiliza para esta versión.

=IF(C2<D2,"Prov. B Mas Caro",IF(C2=D2,"Precios Iguales","Prov. B Mas Barato"))

Esta formula la vamos a escribir en la celda E2 como se muestra en la siguiente imagen:

Una vez que hemos escrito esta fórmula en la celda E2 lo único que nos queda por hacer es copiarla a las demás celdas para que los cálculos se hagan para los demás productos quedando como se muestra en la siguiente imagen:

Como podemos observar al copiar la fórmula para las demás celdas los cálculos se llevan a cabo y nos arroja el mensaje de acuerdo a las condiciones establecidas anteriormente.

He aquí la magia de las funciones incorporadas en Microsoft Excel, en tan solo unos cuantos pasos hemos realizado en análisis requerido y en menos tiempo que si lo hiciéramos de forma manual, retomando el caso del análisis de los 1,000 productos  seria exactamente lo mismo, que sería escribir la formula dada en la celda E2 y copiarla para los 1,000 productos quedando el análisis en un tiempo considerablemente pequeño en relación a si analizáramos los mil productos manualmente.