Como usar la función Sumar Si en Excel

Hola a todos aquí les traigo mi quinto post, en el cual trataremos el tema relacionado con la función Sumar.Si en Excel.

La función Sumar Si (SumIf  en versión  ingles): La característica principal de esta función es sumar los valores de un rango de celdas siempre y cuando cumplan con las condiciones especificadas de los parámetros establecidos en la función. Es decir que todos aquellos valores que no cumplan con las condiciones especificadas serán discriminados para el resultado que se retornara.

Su sintaxis es la siguiente:

Versión en español

SUMAR.SI (rango, criterio, [rango_suma])

Versión en ingles

SUMIF (range, criteria, [range_sum])

Como podemos ver la función consta de tres elementos que se detallan a continuación:

Rango (obligatorio): Es el rango de celdas en que la función evaluara los valores en base a la condición establecida en el argumento de criterio.

Criterio (obligatorio): El criterio es la condición que debe cumplir cada valor en la celda para que sea tomado en cuenta para la suma total que se obtendrá como resultado.

Es importante aclarar que el criterio de la función Sumar.Si puede estar especificado como numero, texto o expresión según sea el caso que se necesite evaluar.

Por ejemplo si en criterio se establece que queremos que nos sume todos los valores iguales a 1,000 dentro de una lista, la función retornara la suma de todos los valores de las celdas que sean iguales 1,000 que fue establecido como criterio.

También se pueden establecer criterios con los operadores de mayor (>), menor que (<), mayor o igual que (>=) y menor o igual que (<=).

Rango_suma (opcional): El rango de suma es el rango de celdas que contienen los valores que serán sumados. En caso de que sea omitido se sumaran las celdas especificadas en el rango. Cabe mencionar que no es necesario que el rango de suma sea del mismo tamaño que es rango, este puede variar según las necesidades, es decir que puede ser igual o mayor que el rango.

Veamos unos ejemplos para ver más a detalle su funcionamiento.

En la imagen anterior hay una tabla con tres columnas (Ciudad, Fecha y Venta) en este primer ejercicio vamos a ver tres casos de la función sumar sí.

Primer caso: Sumar las ventas mayores a 1,000 dentro del rango C2:C7 por lo que la formula que se captura en la celda E2 será la siguiente  =SUMAR.SI(C2:C7,">1000",C2:C7) que nos retornara un resultado de 16,000 ya que se suman todas las ventas debido a que todas son mayor a 1,000.

Segundo caso: Sumar las ventas mayores a 2,000 dentro del rango C2:C7 quedando capturada la formula en la celda E4 de la siguiente manera =SUMAR.SI(C2:C7,">2000",C2:C7), que nos retornara un resultado de 12,500, si analizamos bien la imagen vemos que los datos que se están sumando son las ventas de la ciudad de Miguel alemán en adelante dejando fuera las de Reynosa y Mante porque no son mayores a 2,000.

Tercer caso: Sumar las ventas igual a 4,000 dentro del rango C2:C7  quedando capturada la formula en la celda E6 de la siguiente manera =SUMAR.SI(C2:C7,"=4000",C2:C7), que nos retornara un resultado de 4,000 debido a que en el rango C2:C7 solo hay un dato que cumple con este criterio que es el la venta que pertenece a la ciudad de Estación Manuel.

Aquí los resultados en la siguiente imagen:

Como nos podemos darnos cuenta para los tres casos la función siempre tuvo como rango y rango_suma el rango de celdas C2:C7, sin embargo también podemos establecer a C2:C7 únicamente en el parámetro de rango dejando en blanco el parámetro de rango_suma  para los tres casos y nos dará el mismo resultado.

Formulas estableciendo el parámetro rango únicamente:

Fórmula para el caso uno: =SUMAR.SI(C2:C7,">1000")

Fórmula para el caso dos: =SUMAR.SI(C2:C7,">2000")

Fórmula para el caso tres: =SUMAR.SI(C2:C7,"=4000")

Ahora veamos otros dos casos en los que usaremos rangos de celdas diferentes para los parámetros rango y rango_suma.

Caso cuatro: Sumar de las ventas de la ciudad de Reynosa en donde el parámetro rango será A2:A7, el criterio “Reynosa” y el rango de suma es C2:C7, por lo que formula quedara de la siguiente forma =SUMAR.SI(A2:A7,"Reynosa",C2:C7) capturada en la celda E8. El cual nos arrojara un resultado de 1,500 ya que solo hay una venta de la ciudad de Reynosa.

Caso cinco: Sumar de las ventas de la ciudad de la fecha 02/01/2016 en donde el parámetro rango será B2:B7, el criterio “=02/01/2016” y el rango de suma es C2:C7, por lo que formula quedara de la siguiente forma =SUMAR.SI(B2:B7,"=02/01/2016",C2:C7) capturada en la celda E10. El cuan nos arrojara un resultado de 2,500 ya que solo hay una venta de la fecha 02/01/2016 de la ciudad de Tampico.

Los resultados en la hoja de cálculo se muestran en la siguiente imagen:

Como podemos ver esta función Sumar.Si es muy potente ya que nos puede ayudar a minimizar el tiempo para suma de valores en base a criterios, no está demás mencionar que los ejemplo fueron con listas de información relativamente pequeñas, pero esta función es aplicable a listas de datos grandes que orbitan en los miles de registros y que si se realizara la tarea de sumar datos con criterios el coste de tiempo sería algo grande y tedioso.